L’instruction des dossiers de demandes d’autorisation, au sein des guichets uniques des autorisations d’urbanisme et comités préfectoraux, provinciaux d’urbanisme, est confiée à des commissions d’instructions :

Ces commissions sont composées des membres permanents :

• La préfecture ou la province;
• La commune;
• L’Agence Urbaine;

Dans le cas de l’instruction des dossiers de demandes d’autorisation relevant de la procédure des grands projets, les membres permanents précités s’adjoignement les représentants de la direction générale de la protection civile, des services compétents en matière de réseaux de télécommunication et des organismes chargés de la gestion des réseaux divers.

Les membres permanents des commissions d’instruction des demandes d’autorisation de morcellement sont les représentants de :

• La préfecture ou la province
• La commune
• L’Agence Urbaine
• La conservation de la propriété foncière

Compte tenue de spécificité des dossiers de demandes d’autorisation soumis à l’examen des commissions d’instruction, les membres non permanant desdites commission d’instruction sont limités aux seuls représentants des administrations dont l’avis ou le visa est requis par la législation en vigueur.

Le secrétariat de la commission de l’instruction, est  assuré au niveau du guichet unique des autorisation d’urbanisme par les services communaux compétant en matière d’urbanisme, et au niveaux des comités préfectoraux ou provinciaux d’urbanisme par les services compétant en matière d’urbanisme relevant des préfectures ou provinces.

• Les différentes entités dont l’avis est requis au sujet de l’examen des divers dossiers de demandes d’autorisation sont tenues de se prononcer, dans la limite de leur compétences, dans les délais impartis ou, au plus tard, au cours de la réunion des commissions d’instruction, et ce dans le respect des lois et règlements en vigueurs, en évitant la succession d’avis.
• Les avis prononcés ne doivent nullement être conditionnés par le règlement préalable des rémunérations pour service rendus.

Toutefois, l’acquittement de ces rémunérations peut avoir lieu après obtention des avis et visas et ce préalablement de à la délivrance des autorisations aux pétitionnaires.

Le concepteur du projet peut, à sa demande ou à celle du président du conseil communal, assister aux travaux de la commission d’instruction, pour présenter le projet et apporter les éclaircissements nécessaires y afférent, chaque fois que les membres de ladite commission le demandent à condition de se retirer lors de la délibération de la commission en question.

• A l’issue des travaux de la commission d’instruction, un procès-verbal est établi formalisant les avis individuels des membres de ladite commission.
• Les membres de la commission doivent consigner leurs avis sur les documents écrits et graphiques des dossiers de demandes d’autorisations qui leurs sont soumis.
• Le procès verbal des travaux de la commission d’instruction accompagné des pièces écrites et graphiques est transmis au président du conseil communal pour prendre une décision à son sujet dans un délai n’excédant pas trois jours ouvrables à compter de la date de la réunion de commission d’instruction.
• Le président du conseil communal, décide de la suite à réserver à la demande d’autorisation, à la lumière des avis et visas prononcés par les membres de la commission d’instruction.
• L’autorisation ne peut, en aucun cas, être délivrée sans l’avis conforme émis par le représentant de l’Agence Urbaine au sein de la commission d’instruction.
• En cas de refus de l’octroi de l’autorisation, le président du conseil communal est tenu de motiver sa décision et d’en informer le pétitionnaire.
• Le président du conseil communal est tenu d’adresser au pétitionnaire, une lettre recommandée avec accusé de réception, pour introduire les modifications requises à la lumière des avis formulés, et ce dans un délai n’excédant pas deux jours ouvrable à compter de la date de réception du procès-verbal des travaux de la commission d’instruction.
• Dans ce cas, les délais prévus par la législation et la réglementation en vigueur pour la délivrance des autorisations, ne commencent, à courir de nouveau, qu’à compter de la date du dépôt par le pétitionnaire, des plans ou autres documents modificatifs ou complémentaires, contre récépissé dûment daté et signé par le pétitionnaire.
• Lorsque l’instruction d’un dossier soulève des observations consistant en la remise des pièces complémentaires ou en la levée de réserves jugées sans incidence sur les avis et visas prononcés par les membres de la commission d’instruction, lesdites observations sont notifiées au concepteur du projet et un délai supplémentaire n’excédant pas cinq jours ouvrables à compter de la date de notification, lui est accordé pour apporter les rectifications et les compléments nécessaires.